第一章 职责分工

第一条 上海市环境保护产业协会（以下简称“协会”）是由在上海市从事环境保护产业同业企事业单位以及其他相关经济组织自愿组成的专业性非营利社会团体法人。

按照国家有关法律法规和协会《章程》规定制定本办法。

第二条 协会的党建工作接受上海市生态环境局机关党委及上级党组织领导，外事工作接受上海市生态环境局等有关部门的管理和指导，业务工作接受上海市民政局和上海市生态环境局等有关部门的综合监管和业务指导。

第三条 秘书处和分支机构在会长和理事会领导下实行秘书长负责制，秘书长主持秘书处和分支机构日常工作，秘书处下设若干办事机构。常务副秘书长和副秘书长等班子成员根据分工，协助秘书长负责分管工作。根据《章程》规定，秘书长的工作职责为：

（一）   主持秘书处开展日常工作，组织实施年度工作计划；

（二）   管理与协调各专委会、分会开展工作；

（三）   拟订内部管理规章制度，报理事会审批；

（四）   向理事会提议聘任或解聘副秘书长和各机构负责人人选；

（五）   向会长和理事会报告工作情况；

（六）   处理本会其他日常事务。

第四条 各部门职责

（一）行政办公室

负责协会党建的日常工作；负责协会人力资源管理等工作；负责协会财务相关工作等；负责组织编制年度工作计划、组织年度总结,组织对部门和工作人员进行绩效考核；负责协会内部协调，督办落实各项工作任务；负责协调市生态环境局及各有关部门的工作联系，协调落实上级部署的工作任务等。

（二）宣传与信息部

宣传协会和会员开展的相关党建与业务工作；负责推进协会信息化工作，承担建设和管理协会网站、数据库、微信平台与运行维护工作；为政府、企业和公众提供环保产业信息服务等。

（三）会员与培训部

负责落实市民政局等有关部门对社团管理的要求；负责承办协会理事会、监事会日常工作；负责发展与服务会员；负责制订培训计划等工作；负责授课讲师组织及培训工作；协助政府相关部门拓展环保产业领域职业技能培训鉴定、专业技术人员水平评价工作；组织开展网上教育等工作

（四）综合技术部

组织开展产业调查统计等工作；组织开展行业企业信用等级评价；承担政府有关部门行业发展及政策类课题研究等；承担各类环境保护方面的技术咨询服务；负责标准制修订相关工作及环保产业团体标准制修订管理；负责环保产品、服务和体系认证等相关工作；负责重点环境保护实用技术、示范工程研究评价推广制定；负责开展各类针对企业的能力认定和资质评定以及监督管理工作等。

（五）专家库

充分发挥科技人才的人力资源优势，更好地组织专家开展环保产业相关的咨询、学术交流及科学普及等活动；为协会开展的各类政策研究、技术咨询、业务指导等工作进行专业的技术支撑工作。

第五条 各部门应按照本规定第四条的职责分工，认真履行其工作职责：

（一）按照协会发展规划和年度工作安排，制定部门年度工作计划并组织实施， 编写年度工作总结；

（二）各部门应按照“分工负责”“工作一盘棋”的工作原则，牵头组织实施职责分工范围内的业务工作，其他相关部门根据规定积极配合；

第二章 会议管理

第六条 一般规定

（一）增强会议的计划性，会议组织部门应提前将会议内容、材料及时间、地点通知与会人员；

（二）会议组织部门负责会议记录，起草会议纪要，报会议主持人签发，交办公室存档，根据需要印发各部门或分支机构，并负责重要议定事项的落实督办；

（三）严肃会议纪律，参会人员因故不能参加需向会议主持人请假。涉及保密内容的会议，严格按照保密规定执行；

（四）提倡开短会，压缩不必要的会议。能够通过签报或其他形式解决的一般性问题不安排会议讨论。

第七条 内部会议

（一）协会内部会议，一般由秘书长主持召开，各部门及相关专委会、分会人员参加。会议主要内容：

1、学习贯彻落实上级机关、理事会的重要会议、文件精神和部署的工作任务；

2、研究协会秘书处内设办事机构、分支机构的设置及职能设定，审定相关规章制度；

3、研究决定秘书处工作计划；

4、秘书处例会一般每周召开一次，也可根据需要随时召开。会议由行政办公室负责记录，起草会议纪要。

（二）秘书长办公会由秘书长或常务副秘书长主持召开，各部门负责人参加，行政办公室负责记录。会议主要内容：

1、传达、学习上级机关会议文件精神，研究贯彻落实措施；

2、研究部署协会工作任务，检查工作的落实情况；

3、通报有关工作事项，交流协调推进各部门工作；

4、一般每周一召开，特殊情况可随时组织召开。会议由行政办公室提前安排议题、会议时间，并负责会议的组织工作以及负责会议记录和会议纪要起草。

第三章 公文管理

第八条 一般规定

（一）加强协会公文管理，提高公文处理效率和质量。所有公文的签批均应填写

《上海市环境保护产业协会发文稿纸》，杜绝“白条”签文。

（二）本办法所称公文是指协会在工作管理过程中使用和形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是进行公务活动的重要依据。

（三）公文处理指公文的办理、整理、归档等一系列相互关联的工作。公文处理坚持实事求是，精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

（四）行政办公室负责协会公文管理工作。

第九条 协会公文种类

（一）请示：向上海市生态环境局及上级机关管理部门请求指示、批准；

（二）报告：向上海市生态环境局及上级机关管理部门报告工作，反映情况；

（三）决定：适用于对重要事项或者重大活动做出安排，落实理事会变更或者撤销分支机构等决定事项；

（四）通知：转发上海市生态环境局及上级机关管理部门的公文，传达要求协会分支机构周知或执行的事项；

（五）通报：表彰先进，批评错误，传达重要情况和事项；

（六）批复：答复、批复协会各分支机构的请示事项；

（七）意见：对重要问题提出见解和处理办法；

（八）函：与上级单位和本市相关委办局以及其他各省、自治区、直辖市环保产业协会及其他机构联系商洽工作，解释、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项；

（九）会议纪要：记载和传达协会重要会议情况和议定事项；

（十）签报：协会内部业务活动中，需书面请示、报告和商洽工作，使用签报， 签报应一事一报。

第十条 协会公文使用范围

（一）向上海市生态环境局及上级机关管理部门报告工作、反映情况、请示等；

（二）与本市相关委办局、企业集团、事业单位及各有关行业协会联系商洽工作；

（三）对协会会员单位、环保企事业单位、个人发出业务性文件通知、邀请及各类证明、说明，答复各相关环保企事业单位征询意见；

（五）印发协会会员大会、理事会、监事会的决定、纪要、报告等；

（六）印发协会组织的会议、展览展示、培训、活动的通知及会议纪要；

（七）发布协会内部管理制度及机构设立、岗位聘任等事务；

（八）印发协会工作计划、工作总结，组织调查研究、调查统计、检查、认证、组织专家鉴定、评审评价文件；

（九）其他需要以协会名义行文的事务。

第十一条 公文格式及行文规则

（一）公文格式

1、协会公文一般由发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、抄送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、印发机关和印发日期等部分组成。

2、发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。

3、上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。

4、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

5、主送单位指公文的主要受理单位，抄送单位指除主送单位外，需要执行或知晓公文的其他单位，均应当使用全称或者规范化简称、统称。

6、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。附件应按顺序与主件一并装订。

7、公文应当加盖印章。

8、成文日期以负责人签发的日期为准。

9、公文的上行文应当按照规定要求标注主题词，数量一般不超过5个词。

10、协会公文由办公室统一印发。

11、印发日期以公文校对后送印的日期为准。

12、公文文字从左至右横写、横排。公文用纸采用国际标准 A4 型（297mm×

210mm），左侧装订。

（二）行文规则

1、“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位。如需同时送其他单位的， 应当用抄送形式，但不得抄送下级单位。“报告”不得夹带请示事项。

2、协会普发性文件原则上应主送协会各分支机构和各会员单位。

3、已经印发的公文需在报刊、杂志、网站、微信公众号上公开发布时，需由原办文部门书面请示原签发人批准。

4、公文签发后，经拟稿人对签发件校对无误后，由行政办公室编发文号。

5、公文文稿经领导签发后即行生效，任何人不得随意更改。如遇特殊情况需修改一般文字时，应征得行政办公室同意，并请示签发人批准。

第十二条 收文办理

（一）收文办理包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、归档、销毁等程序。

（二）根据公文的文种和内容，收文分为阅件和办件两种。阅件为不需要回复或办理的阅知性文件。办件包括上级交办事项，各相关机构来文中需要回复或办理的事项。需要办理的事项，由行政办公室提出拟办意见送协会负责人批示，或直接批转协会各部门办理。

（三）主送协会的文件，由行政办公室负责接收和批办。其他部门和人员代收的主送协会的文件，应及时转交行政办公室处理。主送各部门的文件，由各部门负责接收，由部门主要负责人批办。

（四）行政办公室接收的公文，由行政办公室负责签署批办（阅）意见，编号登记后，呈送协会负责人批示。

（五）对涉及协会其他部门职责范围的公文，承办部门必须主动与相关部门协商，取得一致意见后，方可作出决定或报送协会负责人。协办部门应积极配合，在规定时间内及时、明确表达本部门意见。

（六）有办理时限要求的公文，办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第十三条 公文归档

协会公文应当根据第四章档案管理的有关规定，及时整理、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第四章 档案管理

第十四条 一般规定

（一）协会收发文件及主要资料的立卷归档工作由行政办公室负责。

（二）各部门应将立卷归档工作列入本部门的职责范围，设立兼职档案员，负责本部们的立卷归档工作。

（三）各部门应按年度将主要业务（项目）从立项到业务（项目）完毕形成的文件材料收集齐全（与已提交行政办公室的文件资料合并），按照文件材料的自然形成规律分类立卷，分别移交给办公室档案员存档。

（四）各项业务（项目）实行承办人立卷制度，每一业务活动、科研项目在立项时要由部门负责人指定承办人，承办人负责该业务活动（项目）的立卷归档工作。

第十五条 立卷归档范围

（一）协会集中存档的范围

1、协会年检、变更的申请、审批、登记及终止、解散后的清算等方面的文件；

2、协会换届大会产生的领导机构文件、重要会议文件；

3、协会领导班子会议、办公会议纪要；

4、协会文件及其他有关重要材料；

5、财务管理方面的有关文件、账簿、材料、审计报告等；

6、向主管及有关部门的请示、报告及得到的批复；

7、协会规章制度规定；

8、协会及各部门年度工作计划、总结；

9、专项业务（项目）形成的项目建议书、实施方案、年度计划、会议纪要、通知、总结报告、研究报告、技术报告及影像资料、照片等；

10、财政项目审批文件、方案、论证意见、合同、研究报告等；

11、党群工作活动中形成的工作计划、总结、报告等文件材料。

（二）各部门集中存档的范围

1、协会主办或与有关单位联合举办的展览会、研讨会、技术交流会、专业会议以及其他类型活动形成的文字、声像材料；

2、出访项目计划、批件、出访报告、谈判纪要、合作项目意向书、备忘录、协议书、重要来往函电以及有参考价值的资料；

3、接待外宾文件、记录；

4、专项业务活动立项文件、通知，记述活动的有保留价值的材料、报告、总结等；

5、（业务）项目审批文件、方案论证、合同、科研报告、技术鉴定材料等；

6、协会编印的通讯、行业报告、工作汇报等；

7、在日常管理活动、业务活动中形成的，能够反映协会工作过程并具有查考价

值的签报文件材料等。

第十六条 立卷时间、归档时间

（一）立卷时间

1、当年形成的文件在当年立卷；

2、年度计划、总结在文件针对的年度立卷；

3、跨年度的一次业务活动、项目在文件针对的最后年度立卷；

4、跨年度处理的有关问题的文件材料，在办理完毕的年度立卷。

（二）归档时间

每年度的立卷时间应在规定时间内完成，第二年 3 月底前完成移交协会档案员及

部门归档，档案员应在6月前完成归档工作。

第十七条 立卷要求、归档要求

（一）文件齐全，立卷范围恰当。

（二）文件材料按照内容的联系统一立卷。

（三）卷内文件排列有条理，准确反映办事过程的因果关系。同一问题的文件按时间排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。外文材料要将标题或主要内容译成中文。

（四）卷内目录须逐项填写齐全，字迹清晰。卷内文件按排列顺序依次编写页号。

（五）声像材料、照片要用文字标出对象、时间、地点、中心内容、责任者等。

（六）案卷装订前要去掉卷内文件上的金属物，对破损的文件材料应进行托裱。

（七）承办立卷人在移交档案时要在案卷备考表立卷人栏中签名。

（八）档案员收集到立卷人移交档案后，及时归档整理，将移交的档案分类，一事一卷，将档案进行细致的归档、编序。经档案管理软件扫描、保存，并制作成光盘，方便查阅利用，保证档案的安全，防止丢失。

（九）档案员对立卷收集、整理、归档工作进行管理，对不合格的档案退回立卷人重新办理。

第十八条 档案的归档与管理

（一）案卷立卷按永久、长期、短期分别组卷，介于两种保管期限的，保管期限从长。

永久档案是指无限期地长远保存的文件，如：协会会员大会、理事会、监事会、年检、变更申请、审批、登记及终止解散后清算形成的文件资料等；向上级主管及有关部门的请示、报告及批复等；人事调动等相关文件；重点业务（项目）形成的档案等。其他有关重要的工作也可存为永久档案。

长期档案是指保存在 15 年以上的文件。如协会各部门的有关业务性工作，能保持文件之间历史联系等工作的文件。

短期档案是指保存期限在 15 年以下的文件。如：协会各部门给有关单位发送的证明、通知、协商函件等不需保存时间过久的文件。

（二）每年对档案进行一次清理，对破损和褪色的材料进行修补和复制。

第十九条 档案的保管

（一）防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全。

（二）做好档案室的防盗、防水、防潮等工作。

（三）各部门应优先使用协会统一配备的档案柜进行档案保管。

（四）使用档案者经领导同意，可在档案管理系统中查阅需要的文件，如需要， 一般案卷可给予打印。

（五）档案管理员转岗或离岗，应提前办理档案交接手续。

第二十条 以上规定从理事会通过本规定之日起施行，由协会秘书处负责解释。